Tietosuojaselosteet
TIETOSUOJASELOSTE
Kumppanuustalon tilakäyttäjät
24.5.2018
1. Rekisterinpitäjä:
Hämeen Setlementti ry / Järjestöyhteistyö
Kirjastokatu 1, 13100 Hämeenlinna
www.hameensetlementti.fi
2. Yhteyshenkilö:
Sara Löyttyjärvi
sara.loyttyjarvi@hameensetlementti.fi
050-5645991
3. Rekisterin nimi:
Kumppanuustalon tilakäyttäjät
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Kumppanuustalon kokoustilojen käyttäjien ja vuokraajien kanssa laaditaan sopimukset, joissa yksilöidään tilat ja niihin tehdyt varaukset sekä vuokrahinta. Kumppanuustalon säilytystilojen vuokraajien kanssa tehdään vuokrasopimukset, joissa yksilöidään vuokrattu lokero tai hyllytila ja sen vuosivuokra. Vuokra- tai käyttösopimuksella käyttäjä sitoutuu Kumppanuustalon käyttösääntöihin ja antaa suostumuksen tietojen säilytykseen.
5. Rekisterin tietosisältö
Organisaatio, joka käyttää tai vuokraa kokous- tai säilytystiloja. Organisaation yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot: sähköpostiosoite tai puhelinnumero. Organisaation laskutusosoite silloin kun kyseessä on vuokrasopimus.
Mikä kokoustila varattu tai vuokrattu ja mikä säilytystila vuokrattu, sekä mahdollisen vuokran määrä ja laskutuksen ajankohta.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Kokous- tai säilytystilaa käyttävä organisaatio ja sen yhteyshenkilö.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Yksilöytyjä tietoja ei luovuteta. Toiminta raportoidaan rahoittajalle ja yhteistyökumppaneille tiloja hyödyntävien yhdistysten ja yhteisöjen määränä.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään suojauksen takana olevalla verkkoasemalla. Verkkoasemalle on pääsy vain järjestöyhteistyön tiimin työntekijöillä (5 henkilöä) ja toiminnanjohtajalla. Vuokra- ja käyttösopimukset säilytetään lukollisessa laatikostossa, johon on avain kahdellä tietoja käsittelevällä järjestöyhteistyön työntekijällä. Lisäksi sopimukset skannataan suojatulle verkkoasemalle (ks. yllä).
10. Tarkastusoikeus
Tiloja käyttävällä organisaatiolla ja sen yhteyshenkilöllä on itseään koskevien tietojen tarkastusoikeus.
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Toiminnan rahoittajalla, hallinnoijalla ja osallistujalla on oikeus vaatia kirjattujen tietojen korjaamista.
12. Muut henkilötiedon käsittelyyn liittyvät oikeudet
Tietojen käsittelyyn ei liity muita oikeuksia.
TIETOSUOJASELOSTE
Kumppanuustalon avaimet
24.5.2018
1. Rekisterinpitäjä:
Hämeen Setlementti ry / Järjestöyhteistyö
Kirjastokatu 1, 13100 Hämeenlinna
www.hameensetlementti.fi
2. Yhteyshenkilö:
Sara Löyttyjärvi
sara.loyttyjarvi@hameensetlementti.fi
050-5645991
3. Rekisterin nimi:
Kumppanuustalon avaimet
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Avainten tietojen ja käyttäjien hallinta, tieto keillä avaimia on, on tärkeä Kumppanuustalon turvallisuuden kannalta. Jokainen avain luovutetaan tietylle henkilölle ja yhdistyksen vaihtaessa avaimen haltijaa, muutetaan uuden henkilön tiedot järjestelmään. Kun avaimet on jokainen yksilöity tietylle henkilölle, on kadonneet/varastetut avaimet mahdollista poistaa järjestelmästä.
5. Rekisterin tietosisältö
Avaimen haltijan nimi, edustamansa organisaatio. Järjestelmässä mahdollista kirjata myös sähköpostiosoite ja puhelinnumero, mutta näitä ei ole yhdistystoimijoilta kerätty tähän järejstelmään.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Avaimen haltija
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta muille osapuolille.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään järjestelmän tarjoajan iLoq Oy:n avaintenhallintajärjestelmässä, jonka tiedot ovayt säilössä heidän suojatuilla palvelimillaan. Kumppanuustalon avaimia ja niiden haltijoiden tietoja käsittelevät järjestöyhteistyön puolesta 3 hlöä, järjestelmään pääsy edellyttää hallintalaitteen, master avaimen, käyttäjätunnuksen ja salasanan. Lisäksi iLoq järjestelmänpääkäyttäjät pääsevät tietoihin käsiksi. Kaikki tietojen käsittely on luottamuksellista. Avaimen palauttamisen jälkeen avaimen haltijan tiedot poistetaan järjestelmästä. Avainten luovutus ja palautuslomakkeet säilytetään lukollisessa laatikostossa, johon on avain kahdellä tietoja käsittelevällä järjestöyhteistyön työntekijällä. Lisäksi lomakkeet skannataan suojatulle verkkoasemalle (ks. yllä tiedot).
10. Tarkastusoikeus
Avaimen haltijalla on itseään koskevien tietojen tarkastusoikeus.
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Avaimen haltijalla on oikeus vaatia tietojen korjaamista.
12. Muut henkilötiedon käsittelyyn liittyvät oikeudet
Tietojen käsittelyyn ei liity muita oikeuksia.