Ohjeet tilankäyttöön

Toimintaa järjestettäessä on huomioitava viranomaisten koronaan liittyvät rajoitukset ja toimintaohjeet. Lisäksi Kumppanuustalon toimijat linjaavat tilankäyttöä tarkemmin tarvittaessa.

Tilan käytöstä tai vuokrauksesta tehdään aina sopimus, jossa varaaja sitoutuu noudattamaan Kumppanuustalon sääntöjä ja käyttöehtoja. Käyttö- ja vuokrasopimuksen yhteydessä luodaan tarvittaessa avain tiloihin ja katsotaan muut tilan käyttöön liittyvät käytännön asiat.

Kaikissa tilankäyttöön liittyvissä kysymyksissä ja sopimus- ja avainasioissa voit ottaa yhteyttä järjestöassistentti Jenni Eronkoski  jenni.eronkoski@hameensetlementti.fi 050 411 6476

Auditorion varaukseen liittyvissä kysymyksissä ota yhteyttä Vapaaehtoiskeskus Pysäkkiin: Sanna Salminen
sanna.s.salminen@hameenlinna.fi 050 5140 366

Tilankäyttöön liittyvät säännöt ja ohjeet:

Tilan käyttäjät sitoutuvat noudattamaan seuraavia ehtoja.

Avain

Kumppanuustalolla on ovet avoinna ja työntekijät paikalla pääsääntöisesti klo 8-16.00 välillä, ja ilta- ja viikonloppukäyttäjät tarvitsevat oman avaimen. Talossa on sähkölukot, ja avain asennetaan aina molempiin ulko-oviin, sekä varatun tilan oveen. Avain on henkilökohtainen, eikä sitä saa luovuttaa eteenpäin. Avaimen katoamisesta on välittömästi ilmoitettava tilavarausta hoitaneelle henkilölle.

Jos toiminta on jatkuvaa, vähintään kuukausittain toistuvaa, ei avainta välttämättä tarvitse palauttaa jokaisen kerran jälkeen.  Yksittäisten kertojen jälkeen avain tulee palauttaa mahdollisimman pian avaimen luovuttaneelle työntekijälle.

Mikäli avain katoaa tai jätetään palauttamatta, peritään käyttäjältä 25€.

Ulko-ovet

Ilta- ja viikonloppuaikana ulko-ovet ovat lukossa, ja tilan varaajan tehtävänä on laskea omat osallistujansa sisään. Ovia ei saa missään tapauksessa jättää auki, tai laittaa mitään ovien väliin! Tilan käyttäjän tulee huolehtia siitä, ettei laske ulkopuolisia henkilöitä sisälle taloon.

Sivuovella on ovikello, johon voi osallistujia ohjeistaa tulemaan, ja soittamaan varatun tilan kelloa. Ovikellossa on omat summerit jokaiselle luokalle.  Oviin saa laittaa mainoksia omasta tapahtumastaan, kunhan muistaa ottaa ne lopuksi pois.

Lähtiessä tarkistetaan myös että ulko-ovet ovat varmasti kunnolla kiinni ja lukossa. Ovet ovat vanhoja ja eivät aina automaattisesti painu loppuun asti kiinni.

Esteettömyys

Sivuovesta paikalle pääsee pyörätuolilla ja rollaattorilla. Sieltä löytyy myyös hissi. 1. kerroksessa on esteetön wc. 

Tapahtumat ja tilaisuudet on tapahduttava niille varatussa tilassa.

Aulatilojen käyttö omiin kokoontumisiin on kielletty, ellei toisin sovita.

Noudatetaan sovittuja kellonaikoja. 

Tilat ovat aktiivisessa käytössä, ja varauksia on usein peräjälkeen, joten jos tarvitset omaa kokoontumista varten valmisteluaikaa, ota se huomioon jo varausta tehdessäsi. Muuten tilojen vaihdokset tapahtuvat joustavasti, “läpsystä vaihto”- periaatteella. 

Siivotaan omat jäljet, laitetaan tavarat paikoilleen, sammutetaan valot.  

Jos järjestelet pöytiä uudelleen, laitetaan ne takaisin lopuksi. Roskat roskakoriin, pöydät voi pyyhkiä tarvittaessa. Tilan käyttäjä on vastuussa kaikista tilaisuuden aikana irtaimistolle aiheutuneista vahingoista. Lähtiessä on huolehdittava, että valot on sammutettu, kahvin/vedenkeitin pois päältä ja johdot pois seinästä sekä ovet ja ikkunat suljettu.

Tilaisuuden järjestäjä on vastuussa siitä että kaikki osallistujat ovat varmasti poistuneet talosta tilaisuuden päätyttyä.

Tarkistetaan myös wc:t ja käytävät.

Tekniikan käyttö

Jokaisessa tilassa on projektori valkokankaineen. Projektorin käyttöä varten tarvitset oman tietokoneen, jonka voit yhdistää projektoriin (HDMI- ja VAG-liitännät). Kaikissa tiloissa on myös kaiuttimet.

Tilojen ja laitteiden huolto

Jos huomaat tiloissa tai laitteissa puutteita tai ne ovat rikki, ilmoita siitä järjestökoordinaattorille tai muulle henkilökunnalle.

Välitöntä reagointia tai korjausta vaativissa ongelmissa ilmoitetaan niistä suoraan Palmian Kiinteistöhuollon päivystykseen: 24h, 0303 22333.

Kahvitus

Kahvila Pikkutori toistaiseksi suljettu.

Omatoiminen kahvinkeitto

Luokassa 109 ja 103 on oma kahvin- ja vedenkeitin, joita saa käyttää. Myös yläkerran työntekijöiden taukohuoneen keittiötä ja sen laitteita saa käyttää yläkerran varauksien yhteydessä. Omatoimiseen kahvinkeittoon on tuotava omat kertakäyttöastiat, kahvi, teepussit, sokeri, maito yms. kahvivälineet.

Turvallisuus

Tiloista löytyy Kumppanuustalon pelastussuunnitelma, johon tulisi perehtyä. Ensiapulaukkuja, sekä alkusammutusvälineitä löytyy mm. alhaalla luokan 109 ovien edestä, ylhäällä taukohuoneen lähettyviltä. Tarkista mistä löytyy lähin varauloskäynti.

Hätätilanteessa soita 112, talon virallinen osoite Kirjastokatu 1, 13100 Hämeenlinna.

Päihteet ja tupakointi

Kumppanuustalo on päihteetön alue. Tupakointi on sallittu vain ulkona kirjastokadun puoleisella puistoalueella. Ulko-ovien edessä ei saa tupakoida.

Laillisuus ja yleisten käyttäytymissääntöjen noudattaminen

Käyttäjien tulee noudattaa suomen lakia, sekä hoitaa tilaisuuteensa liittyvät mahdolliset luvat kuntoon (huvilupa, melulupa jne.).

Vakuutukset

Tilankäyttäjä hoitaa käyttöönsä liittyvät vakuutukset. ja vastaa esimerkiksi käyttämänsä laitteiston ja tilaisuuden kävijöiden vakuuttamisesta.

Pysäköinti

Kumppanuustalolla ei ole omia parkkipaikkoja, eikä puistoalueelle saa pysäköidä. Tavaroiden lastausta ja purkua varten auton saa hetkellisesti pysäköidä sivuovelle.  Osallistujia kannattaa ohjeistaa pysäköimään läheisten katujen varsille, tai esim. kauppakeskus Goodmanin parkkihalliin.

Kaikista mahdollisista muutoksista ilmoitetaan viipymättä järjestöassistentille. Esim. peruuntuneet tapaamiset, loma-ajat, yhteyshenkilön vaihdokset.

Muuta: Vuokranantaja pidättää oikeuden muutoksiin, mutta on velvollinen ilmoittamaan mahdollisista muutoksista ja tarjoamaan korvaavan vuoron toisena ajankohtana.

Sääntöjen rikkomisesta tulee sopimussakko 500e, sekä käyttökielto määräajaksi.