Tilakäyttäjien ohjeet

Kumppanuustalon kokoontumistilat

 

Kokoontumistiloja voivat yhdistykset, yhteisöt ja yritykset vuokrata ja varata. Tiloja voi varata yksittäisiin kokouksiin, koulutuksiin ja tapahtumiin, tai jatkuvaan toimintaan ja ryhmiin, varaajan oman tarpeen mukaan.

Kumppanuustalossa on kolme kokoushuonetta ja Pysäkin auditorio.

Kokoushuoneet ovat tasalattiaisia ja kuhunkin mahtuu n. 20-35 henkilöä.

Tarjoiluja Tarjoiluja voi tilata kaikkiin tiloihin ja tilaisuuksiin, niin päivä- kuin iltatilaisuuksiin, sähköisesti vähintään viikkoa aikaisemmin,  s-posti: tilaukset(at)hameensetlementti.fi.
 

Kokoustila 103

Tilassa on viisi pöytää, joiden ympärille mahtuu noin 15-20 henkilöä. Tilan toinen puoli on arkisin askartelu ja taidekäytössä, ja sen puolen pöytiä ja tuoleja saa myös tarvittaessa käyttää. Tilassa on projektori, (pistokkeet löytyvät liitutaulun vierestä seinästä, VGA- ja HDMI- liitännät, kaiuttimet seinällä).

Kokoustila 109

Tilassa on viisi pöytää, joiden ympärille mahtuu mukavasti noin 15-20 henkilöä. Lisäksi seinustalla on lisää tuoleja (yhteensä n. 30), sekä pari pöytää, joita saa käyttää. Toisella puolella tilaa on 8 hengen sohvaryhmä, sekä lasten pöytä ja leikkinurkkaus. Tilassa on projektori (pistokkeet löytyvät lattiasta, VGA- ja HDMI-liitännät, kaiuttimet seinällä). Kahvin- ja vedenkeitin, sekä mikro löytyvät myös.

Kokoustila 205

Tilassa on 12 pöytää ja 34 tuolia, fläppitaulu, projektori (VGA- ja HDMI-liitäntä) ja viisi pöytätietokonetta, kahvin/teenkeittomahdollisuus arkisin klo 16 jälkeen ja viikonloppuisin henkilökunnan taukotilan keittiössä.

Pysäkin Auditorio

Tilassa on portaittain nousevat penkkirivit, 78 istumapaikkaa ja projektori. Auditorioon ei saa viedä ruokia eikä juomia. Kahvitarjoilut järjestetään pääsääntöisesti alakerran aulaan.

Auditorion varaukset hoitaa Pysäkki.

Voit ottaa suoraan yhteyttä Leena Mikolaan auditorioon liittyvissä asioissa,

p. 050-5091661, leena.mikola@hameenlinna.fi

 

Tilojen käyttö

Tiloissa voi järjestellä pöytiä ja tuoleja oman mielensä mukaan kunhan palauttaa huoneen vakiojärjestykseen tilaisuuden jälkeen. Lisäksi käyttäjä palauttaa paikoilleen kaikki käyttämänsä materiaalit, tavarat ja laitteet.

 Jos käytetään tilojen omaa kahvin- tai vedenkeitintä, niin kertakäyttöastiat, kahvi, teepussit, sokeri, maito yms. on tuotava itse. Fläppitauluja käytettäessä täytyy olla omat tussit mukana. Alakerran tiloihin on tuotava oma kannettava tietokone projektorin käyttöä varten.

Tilaisuuden järjestäjä on vastuussa siitä että kaikki ulkopuoliset ovat varmasti poistuneet talosta tilaisuuden päätyttyä. Eli tarkistaa myös wc:t (ylä- ja alakerta) ja käytävät. Lähtiessä on huolehdittava että valot on sammutettu, kahvin/vedenkeitin pois päältä, johdot pois seinästä sekä ovet ja ikkunat suljettu.

Tapahtumat ja tilaisuudet on tapahduttava varatussa/varatuissa tiloissa. Yläkerran käytävätilojen ja alakerran aulan käyttöä tulee anoa erikseen ja niistä päätetään tapauskohtaisesti.

Taukotilan keittiön käytöstä

Taukotilan keittiötä voi sovittaessa käyttää yläkerran varauksien yhteydessä kahvin keittämiseen iltaisin ja viikonloppuisin. Taukotilaa ei käytetä kahvitarjoiluun, vain valmisteluihin. Taukotilaa käyttäessä tulee huomioida, että tila toimii työntekijöiden taukotilana ja heitä voi olla paikalla myös iltaisin. Taukotilaa ei siis ole mahdollista varata yksinomaan itselleen.

 

VARAUKSET

Syyskauden (elo-joulukuu) varauskalenteria tehdään 1.6 lähtien, ja kevätlukukauden (tammi-toukokuu) kalenteria 1.12 lähtien. Näitä päivämääriä ennen tulleet varaukset käsitellään samanaikaisesti ja niiden jälkeen tulleet saapumisjärjestyksessä.

Kesäkuukausille (kesä-heinäkuu) voi tiloja varata vapaasti.

HUOM! Tilavarauspyynnöt ensisijaisesti lomakkeella 

 

Tilan käytöstä tai vuokrauksesta tehdään aina sopimus, jossa varaaja sitoutuu noudattamaan Kumppanuustalon sääntöjä ja käyttöehtoja. Käyttö- ja vuokrasopimukset tehdään yleensä pari päivää ennen tilan käyttöä, samalla luodaan tarvittaessa avain tiloihin ja katsotaan muut tilan käyttöön liittyvät asiat.

Sopimus- ja avainasiat hoitaa:

Pirita Liukka, p. 050-411 6476, pirita.liukka@hameensetlementti.fi  

Ja häneltä voi kysyä lisätietoa varauksiin liittyen.

 

Pysäkin Auditorion varaukset: Leena Mikola, p. 050-5091661, leena.mikola(at)hameenlinna.fi

 

OVET JA AVAIMET

Kumppanuustalon ulko-ovet ovat avoinna Ma-To klo 8.00-16.00, Pe 8.00-15.00, (kesäaikaan 8-15.00 ja 8-14.00) jonka aikana voit pyytää talon henkilökuntaa avaamaan kokoustilan oven. Muina aikoina varanneille luodaan oma avain käyttö- tai vuokrasopimusta tehdessä. Avainta ei saa luovuttaa ulkopuolisille. Avain palautetaan takaisin, jos uutta varausta ei ole tehty tai jos varausten välissä on enemmän kuin 2 kuukautta. Avaimen katoamisesta on välittömästi ilmoitettava tilavarausta hoitaneelle henkilölle. Mikäli avain katoaa tai jätetään palauttamatta, peritään käyttäjältä 25€.

Ilta- ja viikonloppu käyttäjät huolehtivat että ulko-ovia ei jätetä auki edes tilaisuuden ajaksi! Oven väliin ei saa laittaa mitään. Ulko-ovella täytyy siis olla joku ottamassa osallistujia vastaan.

HUOM! Lähtiessä on huolehdittava, että KAIKKI OVET (myös tilojen välissä olevat palo-ovet) ON SULJETTU.


 

TURVALLISUUS

Molemmissa kerroksissa on oma ensiapulaukku, yläkerrassa henkilökunnan taukotilassa olevalla hyllykössä ja alakerran aulassa olevan vaahtosammuttimen alapuolella seinällä. Kumppanuustalon työntekijöiden ollessa paikalla arkisin klo 8-16, heille ilmoitetaan kaikista havaituista vioista esim. palanut sulake tai talon teknisten laitteiden toimimattomuus. Ilta-ja viikonloppuna ilmoitetaan päivystykseen p. 0400 103 965. Hätätilanteessa (esim. palohälytys) toimitaan kumppanuustalon pelastussuunnitelman mukaisen toimintaohjeen mukaan, joka löytyy jokaisesta kokoustilasta seinältä. Kiireellisissä hätätapauksissa aina soitto numeroon 112.

 

PÄIHTEET JA TUPAKOINTI

Kumppanuustalo on päihteetöntä aluetta. Tupakointi on sallittu vain ulkona, ja kirjastokadunpuoleisella puistoalueella penkin vieressä on metallinen astia tupakantumppeja varten. Ulko-ovien edessä ei saa tupakoida.

 

LAILLISUUS JA YLEISTEN KÄYTTÄYTYMISSÄÄNTÖJEN NOUDATTAMINEN

Käyttäjien tulee noudattaa Suomen lakia ja näin ollen hoitaa tilaisuuteensa mahdolliseti liittyvät luvat (huvilupa, melulupa jne.) kuntoon ja järjestyksenvalvojat, sekä niihin liittyvät kustannukset.

 

VAKUUTUKSET

Tilan käyttäjä hoitaa käyttöönsä liittyvät vakuutukset. Ja vastaa esimerkiksi käyttämänsä laitteiston ja tilaisuuden kävijöiden vakuuttamisesta.

 

TIEDONKULKU JA MUUTOKSET

Vuokraaja on velvollinen ilmoittamaan kaikki tarvittavat ajankohtaan ja käyttötarkoitukseen liittyvät tiedot tai niihin liittyvät muutokset vuokranantajalle hyvissä ajoin. Vuokranantaja pidättää oikeuden muutoksiin, mutta on velvollinen ilmoittamaan mahdollisista muutoksista ja tarjoamaan korvaavan vuoron toisena ajankohtana.

TILOJEN HUOLTO

Tilan vuokraaja vastaa itse tilojen jälkisiivouksesta, sekä kaikista tilaisuuden aikana aiheutuneista vahingoista. Lisäksi käyttäjät palauttavat kaikki käyttämänsä materiaalit, tavarat ja laitteet paikoilleen. Aikatauluja tulee noudattaa, jotta jokainen varaaja pääsee tilaan ajallaan.

MUUTA

Yhdistykset voivat halutessaan ilmoittaa tilaisuutensa näkyväksi Kumppanuustalon nettisivun tapahtumakalenteriin, jos tapahtuma on avointa ja halutaan lisää näkyvyyttä tilaisuudelle. Valmiiksi täytettävä lomake on etusivulla

 

PYSÄKÖINTI

Kumppanuustalon puistoa voi käyttää pysäköintiin ainoastaan tavaroiden lastaamisen/purkamisen ajaksi, muutoin on pysäköitävä alla olevan kuvan mukaisille parkkipaikoille.

SOPIMUSSAKKO 

Mikäli vuokralainen rikkoo Kumppanuustalon ohjeita ja sääntöjä, maksaa vuokralainen sopimussakkona 500€.